ERP ve muhasebe entegrasyonu, satış ve operasyon hareketlerinin finansal kayıtlara tutarlı biçimde yansımasını sağlar. Sipariş, stok, fatura, cari, tahsilat ve maliyet verileri farklı sistemlerde tutulduğunda tekrar veri girişi, gecikme ve mutabakat yükü artar.
Siparişten faturaya veri akışı
Bir sipariş alındığında satılan ürün, miktar, vergi, indirim, kargo ve müşteri bilgileri belirli kurallarla ERP sistemine aktarılmalıdır. Fatura oluşturulduğunda belge numarası ve durumu siparişle ilişkilendirilmeli; iptal veya iade halinde ters kayıt süreci açık olmalıdır.
Cari ve tahsilat ilişkisi
Pazaryeri, kurumsal müşteri ve doğrudan e-ticaret satışlarının tahsilat biçimleri farklı olabilir. Komisyon kesintileri, hizmet bedelleri, vadeler ve banka hareketleri brüt satıştan ayrıştırılmalıdır. Aksi halde ciro görünürken gerçek tahsilat ve alacak durumu belirsiz kalır.
Stok ve maliyet bağlantısı
- Satışla birlikte doğru depo ve stok kartı hareket etmeli
- İade, hasar ve yeniden satış durumları ayrı izlenmeli
- Ürün maliyeti kullanılan değerleme yöntemine göre güncellenmeli
- Komisyon, kargo ve kampanya giderleri sipariş sonucuna eklenmeli
Entegrasyon kontrolü nasıl yapılır?
Belirli bir dönem için sipariş toplamı, fatura toplamı, tahsilat, komisyon ve stok çıkışları karşılaştırılmalıdır. Eksik belge, yinelenen sipariş veya farklı vergi tutarı otomatik raporla görünür olmalıdır. Her düzeltmenin kullanıcı ve zaman bilgisi kaydedilmelidir.
Beklenen sonuç
Sağlıklı ERP ve muhasebe entegrasyonu, muhasebe sorumluluğunu ortadan kaldırmaz; doğru verinin zamanında hazırlanmasını ve kontrol edilebilir olmasını sağlar. Kesin muhasebe uygulamaları işletmenin mali müşaviri ve kullandığı belge sağlayıcısıyla birlikte doğrulanmalıdır.